Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Halo GbR, Stahmannskamp 12, 21698 Harsefeld, Deutschland, E-Mail: info@halo-vorsorge.com.
Vollständige Anbieterkennzeichnung siehe Impressum.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben derzeit keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Sobald die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) zur Kerntätigkeit im Sinne des Art. 37 Abs. 1 lit. c DSGVO wird, benennen wir einen Datenschutzbeauftragten und aktualisieren diese Angabe.

2. Überblick: Welche Daten wir wofür verarbeiten

Datenkategorie	Zweck	Rechtsgrundlage
E-Mail-Adresse	Zusendung des Vorsorge-Berichts, Kontoanlage, Login	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag) / lit. a (Einwilligung beim Vorsorge-Check)
Antworten Vorsorge-Check & Onboarding	Erstellung des persönlichen Vorsorge-Berichts und -Trackers	Art. 6 Abs. 1 lit. b; bei Gesundheitsangaben zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a (ausdrückliche Einwilligung)
Hochgeladene Dokumente (Ihre Unterlagen)	Zentrale, gesicherte Ablage Ihrer Vorsorge-Dokumente	Art. 6 Abs. 1 lit. b; bei Gesundheitsdokumenten (z. B. Patientenverfügung) Art. 9 Abs. 2 lit. a
Companion-Chatverlauf	KI-gestützte Orientierung zu Ihren Vorsorge-Fragen	Art. 6 Abs. 1 lit. b; bei Gesundheitsbezug Art. 9 Abs. 2 lit. a
Konto-/Anmeldedaten (Passwort, gehasht)	Sichere Authentifizierung	Art. 6 Abs. 1 lit. b
Technische Daten (IP-Adresse, User-Agent, Referer, Server-Logs)	Bereitstellung, Sicherheit und Stabilität des Dienstes	Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse)
Zur Demo hochgeladene Dokumente (ohne Konto)	Vorführung der automatischen Einordnung auf der Startseite; Löschung spätestens nach 30 Minuten	Art. 6 Abs. 1 lit. a; bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a (ausdrückliche Einwilligung)
Aus Dokumenten ausgelesene Angaben (Eckdaten, Fristen, Verträge, Personen-Vorschläge)	Automatische Einordnung, Fristen-Erinnerungen, Fragen an Ihren Haushalt	Art. 9 Abs. 2 lit. a (eigene, ausdrückliche Einwilligung je Dokument)
Zugriffsprotokoll (wer hat wann welches Dokument geöffnet)	Nachvollziehbarkeit geteilter Zugriffe	Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse an Kontrolle über geteilte Unterlagen)
Nutzungs-/Statistikdaten (nur mit Einwilligung)	Produkt-Analyse zur Verbesserung des Dienstes (siehe Abschnitt 7)	Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung)

3. Aufruf der Website (Server-Logs)

Beim Aufruf unserer Website werden durch unseren Hosting-Dienstleister automatisch Informationen verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt (u. a. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Seite, User-Agent, Referer). Dies ist technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht bzw. anonymisiert.

Schriftarten (Inter) und alle eingebundenen Skripte hosten wir lokal auf unseren eigenen Servern. Beim Aufruf unserer Seiten wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Drittanbieter-CDNs aufgebaut; Ihre IP-Adresse wird dadurch nicht an solche Anbieter übermittelt.

4. Vorsorge-Check, Konto und Onboarding

Wenn Sie den Vorsorge-Check ausfüllen, verarbeiten wir Ihre Antworten und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen einen persönlichen Bericht per E-Mail zuzusenden. Legen Sie ein Konto an, speichern wir Ihre Antworten dauerhaft, um Ihren Vorsorge-Tracker bereitzustellen. Das Onboarding kann Angaben zu Pflege und Gesundheit enthalten (besondere Kategorien, siehe Abschnitt 5).

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Halo verarbeitet Gesundheitsdaten, soweit Sie diese aktiv angeben oder Dokumente hochladen (z. B. eine Patientenverfügung oder Angaben zu Pflegegrad/Pflegesituation). Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie vor dem Hochladen bzw. der Angabe gesondert erteilen.

Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die betroffenen Dokumente bzw. Angaben löschen oder Ihr Konto löschen (siehe Abschnitt 10). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Ihre Unterlagen

Hochgeladene Dokumente werden in einem privaten, nicht öffentlich zugänglichen Speicher abgelegt. Der Zugriff ist technisch auf Ihr Konto beschränkt (Zugriffskontrolle auf Datenbankebene), die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS), die Speicherung verschlüsselt. Downloads erfolgen nur über kurzlebige, signierte Links. Es werden ausschließlich Dateien Ihres eigenen Kontos angezeigt.

6. KI-Companion (Anthropic)

Der Halo Companion nutzt das Sprachmodell „Claude" des Anbieters Anthropic. Wenn Sie mit dem Companion chatten, werden Ihre Nachrichten sowie ein aus Ihren Antworten abgeleiteter Kontext (der Gesundheitsangaben enthalten kann) zur Beantwortung an die Schnittstelle von Anthropic übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und — bei Gesundheitsbezug — Art. 9 Abs. 1 lit. a DSGVO. Anthropic verarbeitet die über die API übermittelten Inhalte weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter und nutzt sie nicht zum Training seiner Modelle. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA inkl. EU-Standardvertragsklauseln) besteht.

Fragen an Ihren Haushalt

Seit August 2026 beantwortet Halo auf Wunsch Fragen zu Ihren eigenen Unterlagen. Dafür wird nicht nur Ihre Frage übermittelt, sondern zusätzlich ein Auszug aus Ihren Unterlagen: Dokumentnamen und Kategorien, die ausgelesenen Eckdaten, erkannte Fristen und Verträge, verknüpfte Personen sowie — bei selbst in Halo erstellten Dokumenten — einzelne Textstellen. Den Volltext hochgeladener Dateien speichern wir nicht und übermitteln ihn daher auch nicht. Der Auszug wird pro Anfrage auf 16.000 Zeichen begrenzt und serverseitig mit genau Ihren Zugriffsrechten zusammengestellt: Was Sie selbst nicht sehen dürfen, kann auch nicht in eine Anfrage gelangen. Dokumente im Bereich „Zugänge & Ansprechpartner“ sind vollständig ausgenommen.

Demo auf der Startseite (ohne Konto)

Auf der Startseite können Sie ein Dokument hochladen, um die automatische Einordnung auszuprobieren — ohne Konto. Die Datei wird verschlüsselt auf Servern in Deutschland abgelegt, einmalig an unseren KI-Dienstleister übermittelt und spätestens 30 Minuten später samt Ergebnis gelöscht, sofern Sie sie nicht durch eine Registrierung übernehmen. Grundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie unmittelbar vor der Übertragung erteilen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); ohne sie verlässt keine Datei Ihren Browser. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht — zur Abwehr von Missbrauch wird lediglich ein nicht rückrechenbarer Prüfwert daraus für 24 Stunden vorgehalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

Zugriffsprotokoll

Teilen Sie Ihre Unterlagen mit anderen, halten wir fest, wer wann welches Dokument geöffnet oder einen Teil-Link dazu erzeugt hat. Das dient ausschließlich Ihrer Kontrolle darüber, was mit Ihren Unterlagen geschieht (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Die Einträge sehen Sie als Inhaber:in des Haushalts vollständig; jede andere Person sieht ihre eigenen Zugriffe. Sie werden 12 Monate aufbewahrt und mit dem Haushalt gelöscht.

Offline-Nutzung auf Ihrem Gerät

Markieren Sie Dokumente als „offline verfügbar“, speichert Halo sie verschlüsselt in Ihrem Browser. Der Schlüssel entsteht aus einer PIN, die Sie selbst festlegen und die wir nicht kennen und nicht speichern. Diese Daten liegen ausschließlich auf Ihrem Gerät, werden nicht an uns übertragen und beim Abmelden vollständig gelöscht.

7. Statistik und Marketing (Einwilligung / Consent-Banner)

Optionale Analyse- und Marketing-Dienste setzen wir nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG). Beim ersten Besuch erscheint ein Einwilligungs-Banner mit den Kategorien Notwendig, Statistik und Marketing. Es ist nichts vorausgewählt; „Alle ablehnen" ist gleichwertig zu „Alle akzeptieren". Vor einer Einwilligung werden keine Statistik-/Marketing-Dienste geladen oder Daten an diese übermittelt. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Statistik: Produkt-Analyse (PostHog)

Mit Einwilligung in die Kategorie Statistik nutzen wir PostHog, um zu verstehen, wie unser Dienst genutzt wird und an welchen Stellen Nutzer:innen abbrechen. Wir erfassen dabei nur bestimmte Ereignisse (z. B. Seitenaufruf, Registrierung begonnen/abgeschlossen, Person angelegt, Dokument erstellt) ohne Klartext-Inhalte Ihrer Vorsorgedaten. Automatische Erfassung (Autocapture), automatisches Seitenaufruf-Tracking und Session-Aufzeichnung sind deaktiviert. Die Daten werden in der EU (Frankfurt) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Mit PostHog besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). Die IP-Adressen der Nutzer:innen werden dabei nicht gespeichert (IP-Verwerfung aktiviert).

Marketing: Google Ads (Conversion-Messung)

Mit Einwilligung in die Kategorie Marketing können wir den Erfolg von Werbeanzeigen messen (Google Ads Conversion-Tracking, umgesetzt über den Google Consent Mode v2). Derzeit ist dieser Dienst nicht aktiv; er wird erst nach entsprechender Konfiguration und ausschließlich nach Ihrer Einwilligung geladen.

8. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten nur weisungsgebunden in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO). Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.

Dienstleister	Funktion	Ort der Verarbeitung / Transfer
Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher)	Speicherung von Konto-, Antwort- und Dokumentdaten	EU (AWS, Region Frankfurt, eu-central-1); Anbieter mit Sitz USA — Transfer abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln (SCC) nebst Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)
Vercel (Hosting & Server-Funktionen)	Auslieferung der Website und API-Funktionen	Server-Funktionen in der EU (Frankfurt, fra1); Auslieferung über weltweites CDN; Anbieter mit Sitz USA — Transfer abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln (SCC) nebst Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)
Resend (E-Mail-Versand)	Versand transaktionaler E-Mails	USA — Transfer abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln (SCC) nebst Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)
Anthropic (KI-Companion)	Verarbeitung der Chat-Anfragen	USA — Transfer abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln (SCC) nebst Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)
PostHog (Produkt-Analyse, nur mit Statistik-Einwilligung)	Analyse der Nutzung/Funnel zur Verbesserung des Dienstes	EU (Frankfurt); Anbieter mit Sitz USA — Transfer abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln (SCC) nebst Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)

Bei Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework) bzw. EU-Standardvertragsklauseln nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen.

Von Ihnen eingeladene Personen

Sie können Angehörigen und beruflichen Beraterinnen und Beratern (z. B. Steuerberatung, Rechtsanwaltskanzlei) Zugriff auf Ihre Unterlagen einräumen. Diese Personen erhalten die Daten nicht von uns, sondern durch Ihre Freigabe; sie sind für ihre eigene Verarbeitung selbst verantwortlich und keine Auftragsverarbeiter von Halo. Sie bestimmen bei der Einladung, welche Bereiche zugänglich sind und ob der Zugang zeitlich befristet ist, und können ihn jederzeit vollständig entziehen. Die Begrenzung wird technisch in der Datenbank durchgesetzt, nicht nur in der Oberfläche.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten, solange Ihr Konto besteht bzw. solange es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Leads aus dem Vorsorge-Check ohne Kontoanlage werden nach 12 Monaten gelöscht. Nach Löschung Ihres Kontos werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht; in Sicherungskopien (Backups) können Daten für die Dauer des Backup-Zyklus (in der Regel 30 Tage) verbleiben und werden anschließend überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Zur Demo hochgeladene Dokumente ohne Konto werden spätestens nach 30 Minuten gelöscht; der daraus gebildete IP-Prüfwert nach 24 Stunden. Einträge des Zugriffsprotokolls werden nach 12 Monaten gelöscht. Textstellen selbst erstellter Dokumente, die die Suche für „Fragen an Ihren Haushalt“ nutzt, werden zusammen mit dem jeweiligen Dokument gelöscht.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Einzelne Dokumente und Ihr gesamtes Konto können Sie jederzeit selbst in Ihrem Dashboard löschen; bei Kontolöschung werden alle Dokumente und Antworten unwiderruflich entfernt. Für alle weiteren Anliegen erreichen Sie uns unter info@halo-vorsorge.com.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist (Sitz in Harsefeld, Niedersachsen) die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen), Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

12. Pflicht zur Bereitstellung; automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für die Nutzung des Dienstes erforderlich; ohne sie können wir den Vorsorge-Tracker und die Ablage Ihrer Unterlagen nicht bereitstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; der Companion gibt allgemeine Orientierung und trifft keine verbindlichen Entscheidungen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert oder rechtliche Vorgaben dies erfordern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 02.07.2026